對話式 AI 跨足文件自動化，每位員工一年可省 30 個工作日

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​​在生成式 AI 持續顛覆企業營運流程的同時，文件生成這一看似例行卻高度關鍵的環節，也開始進入智慧自動化時代。

來自丹麥的文件自動化平台 Templafy 近日宣布推出名為 Document Agents 的全新 AI 工具，結合對話式 AI 和代理型 AI 架構，協助企業打造更加高效、標準化且符合法規的文件處理流程。

根據 Templafy 內部預估，這項工具可為每位企業員工每年節省多達 30 個工作日的時間，等同於超過一個月的生產力回收。而從宏觀角度來看，這不只是效率提升，更是企業品牌一致性與法律風險控管的重要推進器。

文件生成為何成為 AI 自動化新戰場？

根據 Gartner 的研究數據顯示，企業內部平均每位員工每年需處理超過 10,000 份文件，從銷售簡報、合約草案、法律聲明到內部備忘錄，這些文件雖然瑣碎，卻涉及品牌形象、法律責任與溝通效率。

傳統文件處理方式依賴大量人工填寫與範本操作，極易出現格式錯誤、內容重複、缺乏一致性等問題。尤其在跨國企業中，不同部門、地區對文件的語言與格式需求亦有差異，若無有效控管，將導致品牌資訊破碎、工作流程拖延甚至法規違規。

在這樣的背景下，Document Agents 的出現正好補上這一效率與標準化之間的落差。

Document Agents 的三大關鍵能力

Templafy 強調，Document Agents 不只是單純的「文字生成」工具，而是融合了對話式互動、知識庫整合與品牌治理的企業級 AI 工具。其三大核心能力如下：

1. 智能對話互動生成文件
   使用者可以透過對話方式（如輸入：「幫我撰寫一份給醫療客戶的產品報價書」）與 AI 溝通，AI 隨即根據企業既有格式、產品資訊與品牌語言生成草稿，並可持續互動修改。

2. 品牌一致性與合規把關
   系統會自動套用企業規範（如標準用語、格式、法規措辭），使其生成文件不僅快速，也能確保品牌形象一致與符合法律要求。

3. 代理型 AI 自主學習與任務調度
   Document Agents 採用類似 AI Agents 的設計，具備任務分工與決策能力，可根據不同任務類型自動選擇適合的範本、語調與內容模組，並依據使用者反饋進行優化學習。

這樣的設計大幅降低了員工編寫重複性文書的壓力，同時減少審稿與修正流程，使團隊可將更多心力投入在高價值工作上。

企業應用場景與預期效益

Document Agents 可應用於多個企業場景，特別是在以下幾個領域展現高效益：

• 法律與合約部門：協助起草合約初稿、標準條款整合、條件比較等，縮短法律文件的回應與審核週期。

• 銷售與行銷部門：快速產出符合品牌標準的提案簡報、產品報價、EDM 信件內容，提升行銷速度與一致性。

• HR 人力資源單位：自動化生成聘書、績效通知、內部公告等，大幅降低行政作業負擔。

• 財務與風控單位：產出預算報告、稽核摘要等符合格式與用語規範的文件，降低審查錯誤風險。

而根據初步企業試用數據顯示，平均每位員工可在一年內節省高達 30 個工作日的時間，相當於每週少花約一小時在文書工作上。

市場趨勢與競爭優勢

Templafy 並非唯一進軍文件自動化領域的業者，但其最大優勢在於「與企業現有內容治理架構無縫整合」，尤其是在 Microsoft 365、Google Workspace、生產力工具等既有生態下，無須重新建構文件結構即可導入 AI 功能，降低部署門檻。

隨著企業 AI 應用逐漸成熟，預計「文件生成自動化」將成為 HR tech、Legal tech、MarTech 領域中的標配功能之一。而 Document Agents 的推出，象徵著文件處理不再是被動編輯，而是變成 AI 協作式的產出流程。

參考資料：https://aibusiness.com/generative-ai/conversational-ai-brought-to-document-generation

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